Wat de exacte taken zijn van een ceremoniemeester verschilt per bruidspaar enorm. Het is daarom vooral belangrijk dat de verwachtingen van het bruidspaar en de ceremoniemeester op één lijn liggen. Sommige taken worden vaak al door het bruidspaar zelf opgepakt, zoals: locatie, fotograaf, gastenlijst etc. Ga daarom voorafgaand de allereerste taken met elkaar het gesprek aan: wat verwacht het bruidspaar van je?
Het organiseren van een vrijgezellenfeest hoort niet standaard in het takenpakket van de ceremoniemeester. Vaak wordt dit namelijk gedaan door beste vrienden / vriendinnen van het bruidspaar. Stem dit dus ook goed af, wel zou je natuurlijk een rol kunnen spelen in de organisatie of het samenstellen van de genodigden.
Ook deze taak wordt vaak door het bruidspaar zelf opgepakt, maar van origine is dit een van de taken van een ceremoniemeester. Het kiezen van een trouwkaart is iets super persoonlijks. Met het design van de trouwkaart geef je toch al een eerste sneakpeek weg van de stijl van de bruiloft. En wie kan dat beter beslissen dan het bruidspaar zelf? Uiteraard kan je wel helpen met het tegenlezen en checken van de kaart: staat alle informatie erop en is het duidelijk waar de gasten zich af moeten melden (bij jou als ceremoniemeester)? Is de kaart helemaal naar wens? Bestel eenvoudig een proefdruk van de van de save the date, trouwkaart en bijpassende kaarten. Tip: zorg ervoor dat de ontvangers geen vragen meer hebben bij het ontvangen van de uitnodiging. Dan weet je dat alles er op staat en duidelijk is.
Wil jij als ceremoniemeester graag iets communiceren, vragen of afspreken met alle gasten? Stuur dan bij de uitnodiging een extra kaart mee met jouw vraag. Vaak is deze brief of note een verrassing voor het bruidspaar, zorg dus ook dat ze 'm niet te lezen krijgen. Je kan hier bijvoorbeeld een gezamenlijk cadeau voorstellen of aangeven dat wanneer ze een stukje of speech willen houden, ze dit bij jou kunnen melden.
Tip: zorg voor niet te veel tekst… Wees duidelijk en maak er iets moois van. Het doet toch altijd een beetje pijn als er een ‘suf’ A4-tje tussen de oh-zo-mooie uitnodiging zit gevouwen. Bestel bijvoorbeeld een mooi klein kaartje in stijl van de trouwkaart of trek zelf je creatieve pen uit de kast.
Wanneer de uitnodigingen verstuurd zijn, ben jij chef RSVP. Jij houdt bij wie zich heeft aan- of afgemeld voor de bruiloft, zodat jij of het bruidspaar het definitief aantal gasten kan doorgeven aan de locatie. Zorg dus dat jouw telefoonnummer of e-mailadres wordt gecommuniceerd op de kaart.
Als ceremoniemeester kan het bruidspaar je voor allerlei to do’s inzetten. Jij bent als het ware de projectmanager van hun bruiloft. Zo zou je bijvoorbeeld gevraagd kunnen worden voor het regelen en mee proeven van de taart en het diner (yes!). Maar ook het (door)passen van de trouwjurk of het regelen van de bloemen en corsages kan één van jouw taken zijn. Neem hier ook zeker zelf initiatief in. Help het bruidspaar ook herinneren aan verschillende to do’s die nog gedaan moeten worden.
Overleg eerst met het bruidspaar of ze het op prijs stellen dat gasten stukjes of speeches doen op hun bruiloft. Communiceer hun wens vervolgens (bijvoorbeeld dus via een extra kaartje bij de trouwkaart) met alle gasten.
Tip: vraag of iedereen die een stukje of speech wil houden zich te melden bij jou en vraag hen hoe lang het ongeveer gaat duren. Zo kan jij (eventueel in overleg met het bruidspaar) een geschikte planning maken voor de avond.
Last but not least: maak samen met het bruidspaar een draaiboek voor de dag zelf. Begin, hoe logisch het ook klinkt, bij het begin van de dag… Vanzelf vloeien er talloze to do’s uit waardoor je binnen no time een complete takenlijst hebt samengesteld. Tevens teken je samen met het bruidspaar de complete dag uit van de bruiloft. Zo weet je meteen wat zij van de dag verwachten.
Op de dag zelf ben jij het aanspreekpunt voor alle gasten en leveranciers. Zorg dus ook dat iedereen je weet te vinden en je zichtbaar bent. In jouw draaiboek staan alle gegevens en tijden van de leveranciers, zodat je op de dag zelf lekker kan time-managen: is iedereen er en staat alles op de juiste plek?
Over time-management gesproken: jij zorgt dat de dag zelf verloopt zoals in het draaiboek staat geschreven. Tip: zet het draaiboek op je telefoon, zodat je niet de hele dag met een papieren schema hoeft rond te zuilen of een extra grote handtas moet aanschaffen.
Jij bent niet alleen het aanspreekpunt voor de gasten, jij mag ze ook instrueren. Zorg dat iedereen op tijd op zijn plek staat of zit, geef aan als iemand in de weg staat en zorg er vooral voor dat gasten niet per ongeluk een mooi fotomoment boomen o.i.d. En niet onbelangrijk: bied deeltijd genodigden ‘een laatste drankje’ aan op het moment dat het avondprogramma begint bijvoorbeeld.
Samen met het bruidspaar heb je bepaald of en wanneer de speeches en stukjes plaats mogen vinden. Zorg ervoor dat de gasten die dit willen doen, hiervan op de hoogte zijn. Spreek bijvoorbeeld een seintje met ze af, op het moment dat ze hun gang mogen gaan. Zorg dat je hierin in de lead houdt.
Houdt het bruidspaar van verrassingen? Neem dan zeker het initiatief iets voor ze te organiseren. Dit kan zijn op verschillende manieren en vormen. Zo kan je bijvoorbeeld iets muzikaals voor ze regelen in de vorm van het boeken van een zangeres of regel leuke gadgets om ze uit te zwaaien aan het einde van de avond.
Hiervoor geldt hetzelfde als bij de trouwkaarten: vaak regelt het bruidspaar de bedankkaarten na de bruiloft zelf. Echter kan je zeker initiatief tonen door ze te helpen herinneren, ideeën aan te dragen of de spellingcheck uit te voeren.
Natuurlijk is er een fotograaf die de mooiste kiekjes schiet van het bruidspaar en gasten, maar vaak worden er ook heel wat foto’s gemaakt door gasten via hun telefoon. Super leuk om deze te bundelen in een fotoboekje bijvoorbeeld. Zorg ervoor dat je de leukste kiekjes ontvangt / verzamelt zodat het bruidspaar deze kan bundelen of documenteren.
Jullie ceremoniemeester gaat niet zomaar een taak vervullen, hij of zij wordt een belangrijke en zichtbare persoon op jullie mooiste dag. Vraag daarom vooral iemand waar je je fijn bij voelt en waar je geen stress van krijgt. Als je samen bepaald hebt wie deze persoon mag zijn, is het natuurlijk leuk diegene op een speciale manier te vragen. Hieronder wat originele ideeën:
